こんにちは、にわです。
会社員歴20年余りでヒラ社員の私が時折感じるストレスのひとつは、仕事のメールに返信してこない人たちの存在です。
目次
「返信してこない人」はどんな人なのか
1.忙しい
普通に考えるとこれですが、私の経験からすると、忙しいフリをしている人はそれなりにいても、本当に忙しい人はそこまで多くないと思います。
どんなに忙しくても返信してくれる人はきちんと返信をくれるので、忙しいことがメールに返信しない最大の理由ではないと感じます。
あなたよりこちらの方が忙しい、とか、あなたの何倍も忙しい人も返信をくれている、ということは、よくあるのではないかと思います。
本当に目の前の仕事がいっぱいいっぱいで追いつかなくてメールに返信できていない、という人は、効率化を考えるなり、上司に相談するなり、なんとか解決しないとまずいと思います…。
2.見逃し、もしくは失念している
メールを見逃すことがない人からすると、不思議でならないと思いますが、5割くらいはこれに該当する気がします。もしくは、一度は見たけれど、あとで返信しようと思ってそのまま忘れてしまう、というタイプ。
こういうタイプの人は、いろいろな人からメールの返信がない！と突っ込まれているので、すぐわかります。
悪気はないので、気持ちはトゲトゲしませんが、あまりに頻発すると、いい加減工夫しろ！とは思います。
3.返信する気がない
メールはしっかり読んでいて、相手が返信を求めていることも、返信すべき内容もわかっているのに返信しない。
個人的に一番いやなのがこのタイプです。
気持ちがトゲトゲしてきます。
このタイプはさらに2つに分けられると思います。
3-1.責任を負いたくない
自分の仕事ではないと思っているから、相手が困っていようが関係ない、返信する義務はない、と考えるタイプ。
本当にまったく関係のない人にメールしていたら、それは返信がなくても致し方ないと思いますが、「自分は関係ない」と思っているのは本人だけで、複数の人たちから「あの人にメールを送っても返信がない」「あの人は自分の仕事だとわかっていないのだろう」と言われている人は、そこそこいるように感じます。
3-2.相手を見下している
面と向かって「私を見下しているから返信くれないんですよね。」と言っても、そうだとは言わないとは思いますが、返信する余力もあって、相手がほしい返信内容も理解しているのに返信しない、という人もまた一定数いるように感じます。
見下している、という表現がきつすぎるようであれば、「こいつに返信しなくても痛くもかゆくもない」と思っている人。もしくは良好な人間関係の構築などどうでもよいと考えている人。
「返信してこない人」別対処方法
1.忙しい人に対するアプローチ
仕事ができて忙しい人に対するアプローチ
これは簡単です。
- メールは簡潔に書く。
- YesかNoで回答できるように質問する。
- メールをみてくれそうなタイミングを見計らう。
- メール以外の手段の応答が早い人であればメール以外の手段でコンタクトを試みる。
仕事ができなくて忙しい人に対するアプローチ
単純にメールを処理しきれていない可能性があるため、急ぐ場合は電話します。メールでやり取りが必要な内容でも、電話して、その場でメールを見てもらいます。
急がない場合は気長に待っているとそのうち返信が来ます。
2.見逃し、もしくは失念している人に対するアプローチ
このタイプは悪気はないのですが、繰り返し同じ目にあうことが想定されるので、大事なメールは頻繁にフォローして対応を促します。
電話やチャットも有効です。
気の置けない関係であれば、メールの仕分けルールを修正してあげてもよいかもしれません。
3.返信する気がない人に対するアプローチ
一番やっかいなのがこのタイプ。
3-1.責任を負いたくない人に対するアプローチ
こちらのタイプはまだやりようがあります。
- 宛先にメーリングリストや複数の人を指定しない。
（あなた宛である、ということを明示する） - なぜあなた宛に送っているのかを明示する。
- 返信の期日を明示する。
- CCに上司を入れる。
→個人的にはあまりやりたくないけれど仕方ないです。 - 期日内に返信が来ない場合は会議設定して相手の時間を押さえる。
→コミュニケーションを放棄しているタイプの人は、会議で直接話すのは嫌がるので、すぐ返信してきます。
3-2-1.相手を見下している人に対するアプローチ：役職者バージョン
若い頃、契約で働いていたせいか、大企業に派遣されることが多く、マネージャより上のクラスの役職者には、直接お目にかかることはない、という境遇だったので、役職付きの人から頼まれて対応して報告メールをして、返信がなかろうが、個人的にはほとんど気になりません。
そういうものだと思っているところがあります。しかし同僚の中には、小さい会社で働いていたために社長との距離が近く、役職付きの人にも物怖じしないし、メールの返信がないと「人としてどうかと思う！」と憤っている人もいます。
「こんなことで怒るなんてAさんらしくないじゃないですか。」と言うと「にわさん（私のこと）こそ、なんでそんなに卑屈なんですか！」と言われます。
卑屈なところはよくないとは思うのですが、ここでいちいち腹を立てても、返信を促すアプロ―チがあるわけでもないので、そういうものだとあきらめる、いちいち心を乱さない、期待しない、というのが私のやり過ごし方です。
逆に、役職付きの人が、丁寧に応答してくると、すごく株があがるし、周囲の同僚にも口コミで広がるので、役職付きのみなさんは、ぜひ、ヒラ社員に丁寧に接してほしいです。
3-2-2.相手を見下している人に対するアプローチ：非役職者バージョン
指示される関係でもなく、持ちつ持たれつの関係、あるいは、さして関りがないのに、意図して返信してこない（のだと思う）人もいます。
こういう人に限って、自分が困っているときは猛烈に助けを求めてきたり、人の仕事を遮って割り込んで応答を求めてきたりします。
仕事なので、相手が自分のメールに返信してくれないから自分もしない、ということは、まともな人はしないし、したくないと思います。人にされて嫌なことはしない、という基本的行いです。
こういうタイプの人とは、業務上、必要最低限の関り以外は持たない、というのが私の方針です。仕事なので対応はしますが、プラスアルファのサービスは提供しないし、仕事外のおしゃべりやお誘いもお断りです。
2020年9月吉日
