こんにちは、にわです。
先日、召集された職場の英語会議で学びがあり、ポストしたい！と思ったものの140字以内で表現できそうもなかったので…ブログに記録したいと思います。
どれもあたり前なようですが、普段、2,3人の少人数の会議か、同じチームのメンバなど仲間内の会議しか経験がない私には、学びがたくさんありました。
目次
全員が揃うまでの待ち時間に簡単に自己紹介
やっぱり自己紹介は好印象だな、と第三者的立ち位置の会議に参加して思いました。
今回の会議は、ITシステムインフラ周りの、US本社からの新しい要件について、担当インフラシステムのUSエンジニア2名から説明があり、日本のカウンターパートとなるインフラエンジニア4名・日本のインフラマネージャ1名・該当のインフラシステムに運用面で関わっている運用チームの代表者（私）が、疑問点を確認する、という主旨の会議でした。
現場のエンジニアのみなさんは、過去に大小さまざまなプロジェクトや、その後、関連するコミュニケーションが日常的に行われていて面識があるものの、日本のインフラマネージャさんは1,2か月前に転職してきたばかりで、初めましてな状態でした。
私の勤める職場は、時間通りに会議がおわらない、ということも珍しくなく、よって次の会議も予定通りに人が集まらない、ということがしばしばあるのですが…参加者がまだ全員は揃っていなそうだという微妙なタイミングを利用して、マネージャさんが自己紹介をはじめました。
自己紹介の途中で、もう1人のUSエンジニアが参加してきたので、再度自己紹介をすることになってはいましたが、簡単にでも自分が何者であるかを表明することは好印象だと感じました。
トピックを区切る
そのような感じで、なかなかよい空気でスタートした会議でしたが、日本にとってはまあまあ寝耳に水の要求のため、説明を受けている間に、みんなの表情がだんだん怪しくなってきました。
ひととおり説明を受けたところで、さっそく日本側のエンジニアのひとりが疑問点を質問。
毎度思うのですが、英語ネイティブのみなさんは、なかなかYes/Noで質問に回答してくれません。
みんな今の回答で分かったのだろうか…？ともやついていたところ、別のエンジニアが次の質問をし始めました。
「えっ、さっきの質問大丈夫なの？？」と思っていたら、件のマネージャさんが、「〇〇さん、ごめんね。ちょっと待って。ひとつずつやりましょうよ。」と遮ってくれて、「おーっ」と心の中で拍手しました。
自分が主メンバである会議ならともかく、どちらかというとゲスト寄りの立場で参加している会議ではなかなか口をはさみづらく、このチームに呼ばれて参加する会議はいつももやつく場面があったのですが、この中断は、今振り返っても見事でした。
途中途中で理解を整理
この会議は30分設定（少し伸びて45分実施…）の短めの会議でしたが、それでも、途中で、「こう理解したけどあってますか？みなさんの理解と同じですか？」と数回、全員に確認をとっていました。
会議に参加している日本のメンバは、マネージャさんを除き、英語はまったくできないか、多少はできるが基本的には通訳が必要、というメンバのため、会議には通訳も参加していて、日本語チャンネルと英語チャンネルの2チャンネルで開催していました。
そしてキーとなる情報はUS側が持っている、という状況から、マネージャさんは日本語で確認を行い、USエンジニアへのコミュニケーションは通訳に任せる、という手法をとっていました。
通訳を信頼して、英語の部分は通訳に任せ、まずは日本のメンバの認識を会議中に合わせる、というやり方も、これまであまり見たことはありませんでしたが、非常に有効な手法だなと感じました。
「直接英語で話さなくては」と思う必要はないのだ、と学びました。
話を遮ってしまったスタッフへ振り直し
みんなの認識が概ね合ってきたかな、というところで、さきほど話を遮ってしまったスタッフへ話を振り戻す、という配慮も忘れず実施されていました。
会議の予定終了時刻も迫っていたので、自分だったらできただろうか？と考えてしまいます。
最後に全員に確認
もうこの時点で予定終了時刻は過ぎてしまっていましたが、そのことに触れた上で、発言できなかったスタッフひとりひとりに、大丈夫か、言いたいことはないか、声をかけてくれました。
メイン担当ではない会議では、いつも発言を控えがちなのですが、せっかく振ってもらえたので、自分の理解と所感を簡単に伝えて、その場にいたメンバから反応が得られたことで、求められていた役割を果たせたことが確認できました。
自分の参加が意味あるものであったと思わせてもらえてうれしかったので、自分も同じような立場で会議に参加することがあれば是非まねしたいと思う、私にとっては学び多き会議でした。
2024年4月吉日